Masalah arsip yang selama ini di banyak kalangan dianggap tidak prioritas, padahal di semua kegiatan tentu memerlukan arsip dan menghasilkan arsip dengan segala dampak hukumnya. Pengelolaan arsip yang baik akan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah serta menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Demikian terungkap dalam sosialisasi pengelolaan kearsipan di Badan Kesbangpol Kabupaten Klungkung Rabu (23/1/2019).
Sosialisasi yang dihadiri langsung oleh Kepala Badan Kesbangpol I Wayan Sujana, para pejabat eselon III dan IV serta ASN Badan Kesbangpol ini diberikan langsung oleh Yeyen Ayuningrum dari Dinas Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Klungkung. Menurut Yeyen, pengelolaan kearsipan didasarkan atas Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam Undang-undang ini ditegaskan bahwa kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip di manaarsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip, dalam hal ini adalah Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD) sedangkan pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah, dalam hal ini Dinas Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
Lebih lanjut dijelaskan bahwa pengelolaan Arsip dinamis (Aktif dan Inaktif), wajib dilaksanakan oleh Satuan Kerja Pemerintah Daerah selaku pencipta arsip secara baik dan benar sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku dan pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan yaitu andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
Sosialisasi ini diikuti secara antusias oleh seluruh staf mengingat pemahaman mereka akan arsip memang belum memuaskan. Beberapa pertanyaan pun terlontar dari peserta sosialisasi seperti jenis-jenis dokumen yang perlu diarsipkan, cara pengarsipan yang baik serta tata cara pemusnahan arsip. Semoga dengan pengarsipan yang baik akan mendukung kinerja para ASN. #Salam Gema Santi !